Скан або фотографія власноручного підпису сама по собі не прирівнюється до власноручного підпису — це простий електронний підпис. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється до власноручного за Законом України «Про електронні довірчі послуги», без жодних додаткових домовленостей між сторонами.
Скан набуває сили лише в одному випадку: коли сторони заздалегідь письмово погодили такий спосіб підписання і зафіксували зразки своїх підписів. Нижче — коли який варіант працює, як правильно прописати обмін сканами в договорі і що робити з контрагентом, у якого КЕП немає.
Термін «електронний цифровий підпис» (ЕЦП) походить із попереднього законодавства. Чинний Закон України «Про електронні довірчі послуги» оперує поняттями електронного підпису, удосконаленого та кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Практичне значення має саме КЕП: за законом він прирівнюється до власноручного підпису.
Простий електронний підпис (наприклад, скан або галочка в інтерфейсі) такої сили не має — і саме на цьому будується більшість спорів про «непідписаний» договір.
Це найчастіше джерело спорів «договір не підписаний». Скан підпису, фотографія підписаної сторінки і галочка «погоджуюсь» в інтерфейсі — усе це різновиди простого електронного підпису. Він не має тієї сили, яку закон надає КЕП, і сам по собі не підтверджує ані особу підписанта, ані момент підписання, ані те, що текст після підписання не змінювався.
Виняток, який працює: факсимільне відтворення підпису та аналоги власноручного підпису допускаються за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних підписів. Тобто спочатку укладається паперова домовленість зі зразками — і лише після цього скан чи факсиміле мають силу. Односторонньо поставити факсиміле і вважати документ підписаним не можна.
Практичний висновок простий. Якщо між вами і контрагентом немає ані КЕП, ані попередньої письмової домовленості зі зразками — у вас на руках не підписаний договір, а доказ переговорів. У спорі це доводиться листуванням, платежами й фактичною поведінкою сторін, і виграє той, у кого краще збережена переписка, а не той, хто правий по суті.
Якщо КЕП недоступний, обмін сканами можна зробити робочим — але це треба прописати в самому договорі, а не домовлятися усно. Застереження про обмін сканованими копіями має містити щонайменше три речі: конкретні адреси електронної пошти сторін, з яких відбувається обмін; момент, з якого документ вважається переданим і підписаним; і зобов'язання обмінятися паперовими оригіналами у визначений строк.
Найпоширеніша помилка — застереження є, але адреси пошти в ньому не вказані, або документи потім летять з інших скриньок. У спорі це знецінює саме застереження: довести, що лист прийшов саме від уповноваженої особи, стає окремою задачею.
Ситуація типова, особливо з невеликими ФОП-підрядниками. Робочих варіантів три: підписати паперовий оригінал і зберігати його; включити в договір коректне застереження про обмін сканами зі зразками підписів; або скористатися міжнародним сервісом електронного підпису, якщо контрагент за кордоном. Найгірший варіант — той, який обирають найчастіше: обмінятися сканами без жодного застереження і сподіватися, що спору не станеться.
КЕП не є універсальним. Частина правочинів вимагає нотаріальної форми, і електронний підпис її не замінює. Іноземний контрагент не зобов'язаний визнавати український КЕП — з нерезидентами частіше застосовують міжнародні сервіси електронного підпису, і це варто прямо передбачити в договорі, вказавши, який спосіб підписання сторони вважають належним.
Окремо: ключ КЕП — це фактично ваш підпис. Передача ключа бухгалтеру чи офіс-менеджеру «щоб підписав» створює ризик, який у разі проблем доведеться пояснювати саме вам.
КЕП видають кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг — зокрема банки, у яких ви обслуговуєтесь, та державні центри сертифікації. Для юридичної особи ключ оформлюється на керівника та, за потреби, на уповноважених осіб. Строк дії обмежений, тому варто стежити за датою — прострочений ключ зупиняє документообіг у найменш зручний момент.
Визначити, хто в компанії має право підписання і які документи підписуються електронно; закріпити це внутрішнім положенням; прописати в договорах з підрядниками, що обмін документами відбувається з використанням КЕП і які адреси є офіційними каналами. Це кілька сторінок роботи, які потім економлять місяці спорів.
Сам по собі — ні. Скан або фотографія власноручного підпису є простим електронним підписом і за замовчуванням не прирівнюється до власноручного. Він набуває сили лише тоді, коли сторони заздалегідь письмово погодили такий спосіб підписання і зафіксували зразки своїх підписів. КЕП прирівнюється до власноручного за законом, без жодних додаткових домовленостей.
КЕП підтверджує особу підписанта, фіксує момент підписання і гарантує цілісність документа: будь-яка зміна тексту після підписання робить підпис недійсним. Скан не підтверджує ні особу, ні час, ні незмінність — його можна перенести в інший документ за хвилину. Саме тому в спорі скан доводиться доводити іншими доказами, а КЕП доводить себе сам.
Можна, якщо в самому договорі є застереження про обмін сканованими копіями: воно має визначати адреси електронної пошти сторін, момент, коли документ вважається переданим, і зобов'язання обмінятися паперовими оригіналами згодом. Без такого застереження обмін сканами не є надійною конструкцією.
Факсимільне відтворення підпису допускається, але лише за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів. Тобто спочатку укладається паперова домовленість зі зразками, і лише потім факсиміле можна використовувати.
Варіантів три: підписати паперовий оригінал; включити в договір застереження про обмін сканами зі зразками підписів; або скористатися міжнародним сервісом електронного підпису, якщо контрагент нерезидент. Найгірший варіант — просто обмінятися сканами без будь-якого застереження.
Не зобов'язаний. Український КЕП створений за українським законодавством, і нерезидент може його технічно не перевірити й не визнати. З іноземними контрагентами зазвичай застосовують міжнародні сервіси електронного підпису, і спосіб підписання варто прямо зафіксувати в договорі.
Ні. Частина правочинів вимагає нотаріальної форми, і електронний підпис її не замінює. Для решти документів — договорів із підрядниками й замовниками, актів, рахунків, кадрових документів, звітності, довіреностей і NDA — КЕП працює.
Технічно можна, юридично це створює ризик: ключ КЕП є аналогом власноручного підпису, і всі документи, підписані цим ключем, вважаються підписаними саме вами. Для делегування використовують окремі ключі уповноважених осіб і довіреність, а не передачу свого ключа.
Електронний підпис має сенс тоді, коли є що підписувати: найчастіше це NDA і партнерські договори. Чим адвокат відрізняється від юриста в цій щоденній роботі — у матеріалі «IT-адвокат: хто це».
Внутрішнє положення про підписання і правильні формулювання в договорах — частина юридичної бази IT-компанії, а не окреме технічне завдання. Для резидентів Дія.City електронний документообіг ще й спрощує роботу з гіг-контрактами: підписання дистанційне, а вимоги до форми залишаються виконаними.
Опишіть коротко — повернемось із переліком найближчих кроків.
Опишіть коротко — повернемось із переліком найближчих кроків. Залиште номер або напишіть у Telegram.
