КЕП (ЕЦП) в Україні: правила застосування та можливості для IT-компанії

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — те, що в побуті досі називають ЕЦП — давно перестав бути формальністю для звітності. Для IT-компанії це робочий інструмент, який дозволяє підписувати договори з підрядниками й замовниками без паперу та кур'єра. Розберемо, що він дає і де межі.

КЕП чи ЕЦП: у чому різниця

Термін «електронний цифровий підпис» (ЕЦП) походить із попереднього законодавства. Чинний Закон України «Про електронні довірчі послуги» оперує поняттями електронного підпису, удосконаленого та кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Практичне значення має саме КЕП: за законом він прирівнюється до власноручного підпису.

Простий електронний підпис (наприклад, скан або галочка в інтерфейсі) такої сили не має — і саме на цьому будується більшість спорів про «непідписаний» договір.

Що можна підписувати КЕП

• Договори з підрядниками, ФОП-розробниками та замовниками.
• Акти виконаних робіт і рахунки.
• Кадрові документи, накази, заяви.
• Податкову та фінансову звітність.
• Документи для реєстраційних дій і банків.
• Довіреності, NDA та додаткові угоди.

Що це дає IT-компанії на практиці

• Швидкість замість логістики. Договір із розробником в іншому місті або країні підписується за хвилини, без пересилання оригіналів.
• Доказова база. КЕП фіксує час підписання і цілісність документа — змінити текст після підписання непомітно неможливо. У спорі це працює сильніше за сканкопію.
• Порядок у документообігу з ФОП. Для компаній, які працюють з десятками підрядників, це прибирає найпоширенішу проблему — «акти є, а підписаних оригіналів немає».
• Готовність до перевірки. Комплект підписаних документів, який можна підняти за хвилину, суттєво спрощує і податкову перевірку, і будь-яку іншу.

Де межі

КЕП не є універсальним. Частина правочинів вимагає нотаріальної форми, і електронний підпис її не замінює. Іноземний контрагент не зобов'язаний визнавати український КЕП — з нерезидентами частіше застосовують міжнародні сервіси електронного підпису, і це варто прямо передбачити в договорі, вказавши, який спосіб підписання сторони вважають належним.

Окремо: ключ КЕП — це фактично ваш підпис. Передача ключа бухгалтеру чи офіс-менеджеру «щоб підписав» створює ризик, який у разі проблем доведеться пояснювати саме вам.

Як отримати

КЕП видають кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг — зокрема банки, у яких ви обслуговуєтесь, та державні центри сертифікації. Для юридичної особи ключ оформлюється на керівника та, за потреби, на уповноважених осіб. Строк дії обмежений, тому варто стежити за датою — прострочений ключ зупиняє документообіг у найменш зручний момент.

Що варто зробити компанії

Визначити, хто в компанії має право підписання і які документи підписуються електронно; закріпити це внутрішнім положенням; прописати в договорах з підрядниками, що обмін документами відбувається з використанням КЕП і які адреси є офіційними каналами. Це кілька сторінок роботи, які потім економлять місяці спорів.

Суміжні матеріали

Електронний підпис має сенс тоді, коли є що підписувати: найчастіше це NDA і партнерські договори. Чим адвокат відрізняється від юриста в цій щоденній роботі — у матеріалі «IT-адвокат: хто це».

Кому це доручити

Внутрішнє положення про підписання і правильні формулювання в договорах — частина юридичної бази IT-компанії, а не окреме технічне завдання. Для резидентів Дія.City електронний документообіг ще й спрощує роботу з гіг-контрактами: підписання дистанційне, а вимоги до форми залишаються виконаними.